Selbstständige und Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, ihren Kunden Rechnungen über die erbrachten Leistungen zu stellen. Damit die Rechnung auch rechtssicher ist, gilt es bestimmte Faktoren zu beachten. Rechnungen, die den rechtlichen Anforderungen nicht genügen, können nicht nur Zeit kosten, sondern Unternehmen auch um die Vorsteuer bringen. Daher sollten stets alle formale Anforderungen erfüllt sein, die der Gesetzgeber an Rechnungen stellt.
Was eine rechtssichere Rechnung ausmacht
Eine Rechnung ist nur dann rechtssicher, wenn alle Pflichtangaben auf der Rechnung enthalten sind. Zu diesen gehören:
- Name und Anschrift des Unternehmens
- Name und Anschrift des Kunden
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Datum der Rechnungsstellung
- Angabe darüber, wann die Leistung erbracht wurde
- Fortlaufende Rechnungsnummer (muss einmalig sein)
- Menge, Umfang und Art der erbrachten Leistung
- Netto-Betrag
- Eventuell ein Rabatt, falls mit dem Kunden vereinbart
- Anfallender Umsatzsteuersatz
- Steuerbetrag
- Gesamtbetrag
Sollte die Rechnung mehrere Steuersätze enthalten, so muss für jeden Steuersatz einzeln der Netto-Betrag, der Umsatzsteuersatz und der Steuerbetrag ausgewiesen werden.
Was bei der Rechnungsstellung beachtet werden muss
Bereits bei der Rechnungsstellung sollte berücksichtigt werden, dass alle angefertigten Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Der Gesetzgeber hat dies deshalb beschlossen, weil nur so die Dokumentation und die Rückverfolgbarkeit der geschäftlichen Transaktionen eines Unternehmens möglich ist. Es ist daher von großer Wichtigkeit, dass alle Rechnungen sicher aufbewahrt werden, um im Zweifelsfall den Nachweis erbringen zu können, dass die in Zweifel gezogene Transaktion auch rechtens war.
Auslands- und Inlandsunterschiede
Bei der Rechnungsstellung kommt es zudem darauf an, wo der Rechnungsempfänger seinen Sitz hat. Grundsätzlich müssen Rechnungen innerhalb von einem halben Jahr gestellt werden. Erfolgt der Verkauf jedoch ins Ausland, dann muss die Rechnung deutlich früher gestellt werden, und zwar bis spätestens am 15. des folgenden Monats. Werden die Rechnungen in ein Land versendet, in dem eine andere Sprache gesprochen wird, dann muss die Rechnung eventuell in einer anderen Sprache erstellt werden. Für das deutsche Finanzamt sollte daher zusätzlich zur ursprünglichen Rechnung eine deutsche Rechnung angefertigt werden, die einen Hinweis auf die ausländische Ausführung enthält. Ansonsten kann das Finanzamt verlangen, dass eine beglaubigte Übersetzung vorgelegt wird oder einen Dolmetscher engagieren und die hierfür entstehenden Kosten in Rechnung stellen. Unbedingt beachtet werden sollte dabei, dass für beide Rechnungen eine unterschiedliche Rechnungsnummer verwendet wird.
B2B und B2C
Hat der Empfänger der Rechnung seinen Sitz in einem anderen EU-Land, dann greifen bestimmte umsatzsteuerliche Regelungen. In einem solchen Fall muss beim Verkauf an ein anderes Unternehmen zwingend die eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die des Leistungsempfängers angegeben werden. Die Umsatzsteuer jedoch muss nicht ausgewiesen werden, da der Empfänger für die Abführung dieser Steuer verantwortlich ist. Daher muss die Rechnung den Zusatz „Reverse-Charge“ oder „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten. Bei Verkäufen an Konsumenten greift das Reverse-Charge-Verfahren jedoch nicht.
Erstellung der Rechnung
Bei der Erstellung der Rechnung stehen mittelständischen Unternehmen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. So kann zum Beispiel ein gängiges Textverarbeitungsprogramm oder eine spezielle kaufmännische Software genutzt werden. Die Nutzung eines Textverarbeitungsprogramms ist allerdings nicht zu empfehlen, da die Risiken hier größer ausfallen. Mittelständische Unternehmen können ihren Aufwand bei der Rechnungsstellung stark reduzieren, indem sie Rechnungen mithilfe einer geeigneten Rechnungssoftware erstellen. Dies spart nicht nur viel Zeit, die Mitarbeiter in wichtigere Aufgaben investieren können, sondern reduziert auch die Fehleranfälligkeit. Fehler sind menschlich, können bei Rechnungen jedoch dazu führen, dass diese nicht mehr den rechtlichen Anforderungen genügen und so zu großen Problemen führen. Womöglich erkennt das Finanzamt die Rechnung nicht an und ein Vorsteuerabzug ist nicht mehr möglich. Neben Rechnungen kann eine solche Software aber noch bei vielen weiteren Aufgaben unterstützten, wie zum Beispiel bei der Erstellung von Auftragsbestätigungen oder Angeboten. Auch bei der Anfertigung von Lieferscheinen oder der Verwaltung von Artikeln kann die Software helfen.
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