Effiziente Arbeitsabläufe haben einen erheblichen Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens und können den Umsatz deutlich steigern. Durch die Einführung von Verbesserungen der Arbeitsabläufe im Auftragsmanagement kann die Effizienz eines Unternehmens gesteigert und Zeit und Kosten können gespart werden. Im Folgenden geben wir Gründern, Unternehmern, Freiberuflern und Kleingewerbetreibenden praktische Tipps, um ihre Auftragsmanagementprozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten.
Einführung in das Auftragsmanagement
Sobald ein Kunde eine Bestellung aufgibt, ist das der Startschuss für das Auftragsmanagement. Das Auftragsmanagement umfasst sämtliche Prozesse von der Angebotsanfrage über den Auftrag bis zur abschließenden Rechnung. Es geht um die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Managern, um Prozesse und Abläufe im Lager, um den Einsatz von Software im Rahmen von Auftragsmanagement-, Kundenbeziehungsmanagement- und Warenwirtschaftssystemen sowie um Beziehungen zu Logistik- und Versandpartnern. Alle arbeiten zusammen, um Bestellungen so schnell und genau wie möglich auszuführen, damit die Kunden nicht nur mit den Produkten und Dienstleistungen zufrieden sind, sondern auch mit der Art und Weise, wie das Unternehmen ihre Aufträge bearbeitet.
Ein gelungenes Auftragsmanagement hat damit das Potenzial, den Ressourceneinsatz effizient zu gestalten, Durchlaufzeiten zu minimieren, die Kundenzufriedenheit zu steigern, dem Unternehmen dabei zu helfen, flexibel auf Anforderungen des Marktes zu reagieren und wettbewerbsfähig zu bleiben und Kosten zu reduzieren.
Von der Analyse zur Optimierung
Wer Arbeitsabläufe und Managementprozesse verbessern will, muss zunächst eine ehrliche Bestandsaufnahme machen und den Status Quo feststellen. Engpässe und Ineffizienzen müssen eruiert werden. Herausforderungen beim Auftragsmanagement finden sich üblicherweise primär in folgenden Bereichen:
- bei der Auftragskommissionierung
- bei der Verwaltung von Retourenbeständen
- bei der Schaffung von Transparenz
- bei der Minimierung von Mehrkosten
- beim Abbau von komplexen Prozessen
Es lohnt sich daher in der Regel, genau diese Bereiche primär in den Blick zu nehmen und zu analysieren, um ineffiziente Abläufe zu identifizieren. Abhängig vom genauen Angebot des Unternehmens und der Branche können auch andere bzw. weitere Schwachstellen typisch sein.
Maßnahmen zur Optimierung von Arbeitsabläufen
Um messbare Verbesserungen zu erzielen, müssen Unternehmer an verschiedenen Stellen ansetzen. Neben der Einbindung der Mitarbeiter und einer Orientierung an den Bedürfnissen der Kunden spielt auch eine Optimierung der automatisierten Prozesse eine essenzielle Rolle.
Die Mitarbeiter an Bord holen
Es gibt verschiedene Wege, um das Auftragsmanagement zu verbessern. Der erste Schritt sollte jedoch immer darin bestehen, die Mitarbeiter mit an Bord zu holen. Das beste System nutzt wenig, wenn die Mitarbeiter nicht mitziehen. Wird das System umgestellt, müssen die Mitarbeiter nicht nur darauf geschult werden. Sie müssen die langfristigen Vorteile der Maßnahme kennen und verstehen, wie ein besseres Managementsystem ihnen helfen kann, effizienter zu verkaufen und Kunden zufriedenzustellen. Überdies kann es hilfreich sein, sich Tipps und Erfahrungswerte von genau den Mitarbeitern einzuholen, die tagtäglich mit den Kunden in Kontakt sind und daher genau wissen, was diese wünschen.
Der Kunde als Ausgangspunkt
Grundsätzlich ist es wichtig, die Kundenerfahrung als Basis für jedwede Verbesserung im Auftragsmanagement zu nutzen. Der Zugang zu Produkten und Angeboten sollte so einfach und umfassend wie möglich sein. Wird ein cloudbasiertes System genutzt, können Kunden Bestellungen aufgeben, wann immer sie wollen – unabhängig von Geschäftszeiten. Informationen sollten durch Such- und Filtertools leicht zugänglich sein. Die Kunden sollten jederzeit den Status ihres Auftrags einsehen können, ohne einen Mitarbeiter kontaktieren zu müssen. Ferner nehmen Kunden eher Systeme an, bei denen sie nicht nur auf Transparenz setzen, sondern auch Informationen individuell anpassen können und die Kontrolle über die Vergabe von Zugriffsrechten haben.
Automatisierung als Schlüssel
Im letzten Punkt deutete es sich bereits an: Wer nicht auf Digitalisierung setzt, kommt nicht weit bei der Optimierung des Auftragsmanagements. Projektmanagement-Software und Tools zur Auftragsverwaltung sollten zum Einsatz kommen, um Aufträge und Rechnungen schnell und effizient abwickeln zu können. Wichtig ist, dass ein System genutzt wird, bei dem alle Tools bestmöglich aufeinander abgestimmt sind und bei Bedarf erweitert werden können. Die Anzahl manueller Eingaben und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern kann durch Automatisierung drastisch reduziert werden. Kunden sollten in der Lage sein, eine Bestellung in ein benutzerdefiniertes Formular einzugeben und die Informationen sollten automatisch weitergegeben werden. Wenn das Unternehmen wächst, müssen keine zusätzlichen Mitarbeiter eingestellt werden, um das erhöhte Auftragsaufkommen zu bewältigen. Vorhandene Mitarbeiter können produktivere Arbeit leisten als die manuelle Eingabe von Daten und Aufträgen. So lassen sich Aufgaben und Deadlines einfacher priorisieren. Automatisierung beschleunigt den gesamten Bestellvorgang, was bedeutet, dass die Bestellungen schneller bearbeitet werden können, was wiederum zu einer erhöhten Kundenzufriedenheit führt.
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